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Tipps für eine erfolgreiche Gesprächsvorbereitung

Tipps für eine erfolgreiche Gesprächsvorbereitung

3. Mai 2012Tags: Keine Kommentare Stefan

„Wie sprechen Menschen mit Menschen? Aneinander vorbei!“ (Kurt Tucholsky)

Auf wichtige Gespräche im beruflichen, aber auch im privaten Alltag, sollten wir uns  im optimalen Fall vorbereiten. So können wir ein Gespräch von vorneherein in die richtigen Bahnen lenken und der Gefahr vorbeugen aneinander vorbeizureden. Allerdings sollte ein Gespräch nie detailliert bis in seine Einzelheiten geplant werden, denn meist kommt es anders als man denkt. Außerdem sollte man der Spontaneität eine Chance geben. Doch wie können wir ein Gespräch konkret vorbereiten, sodass es zum Erfolg führt?

Ort und Zeit

Ort und Zeit sind sehr wichtige Komponenten für das Gelingen eines Gesprächs. Sie bestimmen oft entscheidend das Gesprächsklima. Oftmals sind Ort und Zeit für ein Gespräch festgelegt. Aber es gibt auch genügend Gelegenheiten Ort und Zeit selbst zu bestimmen. Ist das der Fall, sollten man folgende Fragen stellen:

  • Wo und wann würde ich das Gespräch am liebsten führen?
  • Wo und wann bestehen die größten Chancen für ein positives Gesprächsergebnis?
  • Wenn es ein kritisches Gespräch ist: Wie erlebt mein Gesprächspartner diesen Ort und diesen Zeitpunkt?

Zur Veranschaulichung sei ein fiktives Beispiel genannt. Herr Müller ist Mitarbeiter in einem Beratungshaus, glücklich in seinem Job, allerdings stört ihn XY. Wenn Herr Müller nun mit seinem Chef über das Problem sprechen möchte, versucht er das am besten Mitte der Woche. Zu dieser von ihm gewählten Zeit kommt der Chef nicht gerade erst aus seinem Wochenende und hat gestresst den Berg an Arbeit vor Augen, welchen er im Laufe der Woche zu bewältigen hat. Des Weiteren steht er auch noch nicht unmittelbar vor dem Wochenende und möchte kurz vor diesem mit keinen zusätzlichen Problemen mehr konfrontiert werden. Das Ganze findet im Büro des Chefs statt, da gibt es eine bequeme Sitzgruppe, sie können einen Kaffee trinken und noch ein paar private Worte wechseln. Herr Müller sieht in diesem Rahmen die größte Chance auf ein positives Gesprächsergebnis. Solche kleinen Einzelheiten sind für ein erfolgreiches Gespräch von großer Bedeutung, auch wenn wir uns dessen kaum bewusst sind.

Erstellen einer Themencheckliste

Bereitet man sich auf ein wichtiges Gespräch vor, sollte man sich eine Liste mit den Themen, die angesprochen beziehungsweise vermieden werden sollen, erstellen. So ist man sich dieser bewusster und kann sie im Gespräch gut in Worte fassen. Darüber hinaus schränkt man die Gefahr ein, wichtige Themenpunkte zu vergessen und somit nicht zur Sprache zu bringen. Themen hingegen, die vermieden werden möchten, können bewusster umgangen werden. Ein solch auszusparender Inhalt wäre beispielsweise die Aufgabe des noch aktuellen Berufs (bei Konflikten mit dem Chef) während eines Bewerbungsgesprächs.

Konkrete Formulierung eines realistischen Gesprächsziels

Bei der Formulierung von Gesprächszielen ist es wichtig, dass wir uns sowohl über unsere eigenen  Interessen als auch über die möglichen Interessen unserer Gesprächspartner Gedanken machen. Erst dann können für uns realistische Gesprächsziele formulieren.
Dabei sollten diese konkret, realistisch und positiv formuliert sein. Was bedeutet das im Einzelfall?

Konkret

Ein konkretes Ziel im Gegensatz zu einem allgemeinen wäre beispielsweise:
„Die Aufgabe bis zum 08.08.2012 zu erledigen“

Und nicht:
„Die Aufgabe erledigen.“

Realistisch

Realistisch ist ein Ziel dann, wenn es für bestimmte Personen unter gegebenen Voraussetzungen erreichbar ist. Unrealistisch sind hingegen Ziele, deren Erreichen von Faktoren abhängt, die nicht beeinflusst werden können.

Positiv formuliert

Ferner sollten Ziele positiv formuliert sein. Denn wenn beispielsweise auf verschneiter Piste das negativ formulierte Ziel gefasst wird: „Jetzt bloß nicht hinfallen!“, ist es sehr wahrscheinlich, dass kurz darauf genau das passiert und wir stürzen. Unser Unterbewusstes nimmt wahr „Hinfallen“, leitet diese Information an die Muskeln weiter, wir fallen hin und haben unser Ziel somit nicht erreicht.

Ob als IT-Berater oder als Beschäftigter eines anderen Fachgebiets, wir alle kommunizieren tagtäglich und sollten es uns durch eine bewusste Gesprächsvorbereitung nicht nehmen lassen, das Erreichen unserer Gesprächsziele ein Stück weit sicherzustellen.

Wer sich weiterhin zum Thema „Erfolgreiche Gesprächsführung“ informieren möchte, findet in „Konstruktiv Gespräche führen“ von Klaus Pawlowski einen nützlichen Ratgeber.

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